Privacyverklaring
The Palmtree Project
Nederlandse versie
​
​
Verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens
The Palmtree Project
Carrer d’Alacant 19-14
46004 Valencia
Valencia, Spanje
E-mail: hola@thepalmtreeprojects.com
Telefoon: +34 621 09 77 27 | +34 622 66 58 48
Website: www.thepalmtreeprojects.com
Privacyverklaring
Deze privacyverklaring is van toepassing op de persoonsgegevens die worden beheerd door The Palmtree Project via de inschrijving voor ons tussenjaarproject. Deze privacyverklaring is opgesteld met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in Nederland en het Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) in Spanje. We zorgen ervoor dat we de rechten van onze (potentiële) deelnemers respecteren, waaronder het recht op inzage, rectificatie en het wissen van gegevens.
Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring op enig moment te wijzigen door kennisgeving hiervan aan de gebruikers op deze pagina en binnen het kader van de Nederlandse Wet bescherming persoonsgegevens en het Spaanse Reglamento General de Protección de Datos die beiden zijn opgesteld in mei 2018. We raden aan deze pagina vaak te controleren op eventuele wijzigingen. De datum van de laatste aanpassing van deze verklaring wordt onderaan de pagina aangegeven. Tenzij anders wordt aangegeven, is de op dat moment geldige privacyverklaring van toepassing op alle persoonsgegevens die de verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens van de leden en gebruikers van de website heeft opgeslagen.
Doel en wettelijke grondslag voor gegevensverwerking
The Palmtree Project verwerkt zowel persoonsgegevens als medische gegevens van onze (potentiële) deelnemers. Het doel van deze gegevensverwerking is tweeledig:
-
Optimale voorbereiding: We gebruiken de verzamelde informatie om ons programma zo goed mogelijk af te stemmen op de individuele behoeften en capaciteiten van elke deelnemer.
-
Risicobeoordeling: De medische gegevens stellen ons in staat om potentiële gezondheidsrisico's te identificeren en te minimaliseren, zodat we de veiligheid van onze deelnemers kunnen waarborgen.
De wettelijke grondslagen voor onze gegevensverwerking zijn:
-
Uitvoering van de overeenkomst: De verwerking is noodzakelijk voor het uitvoeren van onze dienstverlening en het nakomen van onze contractuele verplichtingen jegens de deelnemers.
-
Gerechtvaardigd en vitaal belang: We hebben een gerechtvaardigd belang bij het beoordelen van de geschiktheid van kandidaten voor ons project en een vitaal belang bij het waarborgen van hun veiligheid.
-
Toestemming: Voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens, vragen we expliciet toestemming aan de deelnemers en, indien de deelnemer minderjarig is, aan hun wettelijke vertegenwoordigers.
Welke persoonsgegevens verzamelen we?
Om onze diensten optimaal te kunnen aanbieden en de veiligheid van onze deelnemers te waarborgen, verzamelen wij de volgende categorieën persoonsgegevens:
-
Persoonlijke identificatiegegevens
-
Contactgegevens
-
Medische gegevens
-
Administratieve gegevens
-
Overige relevante informatie, zoals: de keuze in aanvullende sport- en/of taalpakketten, Spaans taalniveau, motivatie voor deelname
Hoe slaan we jouw persoonsgegevens op?
Je gegevens worden verwerkt en opgeslagen in onze persoonlijke en beveiligde map in onze zakelijke en afgeschermde Google Drive. Het Google account van The Palmtree Project, inclusief de Google Drive, voldoet aan de beveiligingsverplichtingen volgens de richtlijnen van de AVG en AEPD. Enkel de eigenaren van The Palmtree Project, te weten Christa Schep en Merel Lindeboom, hebben hier toegang toe.
Met wie delen we jouw persoonsgegevens?
The Palmtree Project gaat zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens. We delen deze gegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of wanneer we hiertoe wettelijk verplicht zijn. Hieronder vind je een overzicht van de partijen met wie wij mogelijk jouw gegevens delen:
Dienstverleners voor reisarrangementen
-
Luchtvaartmaatschappijen: Voor het boeken van vliegtickets delen we de noodzakelijke persoonsgegevens, zoals: naam, geboortedatum en paspoortnummer.
-
Accommodatieverstrekkers: Bij het huren van appartementen of andere verblijfplaatsen delen we de vereiste gegevens, zoals: naam, paspoortnummer en contactinformatie.
Noodgevallen
Indien het noodzakelijk is voor jouw eigen veiligheid en welzijn kunnen we jouw gegevens delen met:
-
Medische dienstverleners
-
Lokale autoriteiten
-
Ambassades of consulaten
Overige derden
-
We kunnen gegevens delen met onze verzekeraars, juridische adviseurs of accountants, indien noodzakelijk voor de uitvoering van onze diensten of ter bescherming van onze rechten.
-
In zeldzame gevallen kunnen we verplicht worden om gegevens te delen met wetshandhavingsinstanties of overheidsorganen, indien wettelijk vereist.
Waarborgen bij het delen van gegevens
We streven ernaar om transparant te zijn over het delen van uw gegevens en zullen u, waar mogelijk, vooraf informeren als we uw gegevens met derden moeten delen. Bij het delen van uw gegevens nemen we de volgende maatregelen:
-
We delen alleen de strikt noodzakelijke gegevens.
-
We zorgen ervoor dat de ontvangende partijen zich houden aan dezelfde privacynormen als wij.
-
We delen geen gegevens met derden voor commerciële doeleinden.
Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?
We streven ernaar om transparant te zijn over onze bewaartermijnen en zorgen ervoor dat we uw gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Hieronder lichten we onze bewaartermijn toe:
Standaard bewaartermijn
Wij bewaren jouw persoonsgegevens tot uiterlijk drie (3) maanden na afloop van het tussenjaarproject waaraan je hebt deelgenomen. Deze periode stelt ons in staat om:
-
Eventuele nazorg te verlenen
-
De kwaliteit van onze dienstverlening te evalueren
-
Administratieve processen af te ronden
Uitzonderingen op de bewaartermijn
Er kunnen situaties zijn waarin we genoodzaakt zijn uw gegevens langer te bewaren:
-
Lopende geschillen: Indien er een geschil of claim loopt met betrekking tot jouw deelname aan ons project, bewaren we de relevante gegevens totdat het geschil is opgelost of de claim is afgehandeld.
-
Wettelijke verplichtingen: In sommige gevallen kan de wet ons verplichten bepaalde gegevens langer te bewaren. We houden ons aan deze wettelijke bewaartermijnen.
-
Geanonimiseerde gegevens: We kunnen bepaalde gegevens in geanonimiseerde vorm langer bewaren voor statistische doeleinden, waarbij deze niet meer tot jou herleidbaar zijn.
Na de bewaartermijn
Na het verstrijken van de bewaartermijn zullen we jouw persoonsgegevens veilig en definitief verwijderen of anonimiseren, tenzij er een geldige reden is om ze langer te bewaren.
Welke rechten heb jij?
Je bent vrij om jouw persoonsgegevens al dan niet te delen met The Palmtree Project. Daarnaast heb je op elk moment het recht om The Palmtree Project te verzoeken jouw persoonsgegevens in te zien, te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. Je kunt dit doen door een mail te sturen naar hola@thepalmtreeprojects.com.
Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij The Palmtree Project. Dit kun je doen door een mail te sturen naar hola@thepalmtreeprojects.com. Je kunt hiervoor, indien gewenst, een klachtenformulier aanvragen, oftewel een ‘hoja de reclamación'. Als het probleem niet kan worden opgelost met The Palmtree Project, kun je een klacht indienen bij de Agencia Española Protección Datos (AEPD), de Spaanse autoriteit voor gegevensbescherming middels dit klachtenformulier.
Versiedatum van dit document: 14 februari 2025.
Declaración de Privacidad
The Palmtree Project
Version Española
Responsable del tratamiento de datos
The Palmtree Project, SL.
Calle Alicante 19-14
46004 Valencia
Valencia, España
Correo electrónico: hola@thepalmtreeprojects.com
Teléfono: +34 621 09 77 27 | +34 622 66 58 48
Sitio web: www.thepalmtreeprojects.com
​
Declaración de privacidad
Esta declaración de privacidad se aplica a los datos personales gestionados por The Palmtree Project a través del registro para nuestro proyecto de año sabático. Esta declaración de privacidad se ha elaborado de conformidad con el Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en los Países Bajos y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en España. Nos aseguramos de respetar los derechos de nuestros (potenciales) participantes, incluido el derecho a acceder, rectificar y eliminar datos.
Nos reservamos el derecho de cambiar esta declaración de privacidad en cualquier momento notificándolo a los usuarios en esta página y en el marco de la Ley de Protección de Datos Personales holandesa y el Reglamento General de Protección de Datos español, ambos redactados en mayo de 2018. Le recomendamos que consulte esta página con frecuencia para ver si hay cambios. La fecha en que se modificó por última vez esta declaración se indica en la parte inferior de la página. A menos que se indique lo contrario, la política de privacidad vigente en ese momento se aplica a todos los datos personales almacenados por el responsable del procesamiento de datos de los miembros y usuarios del sitio web.
Finalidad y base legal del tratamiento de datos
The Palmtree Project procesa datos personales y médicos de nuestros (potenciales) participantes. La finalidad de este tratamiento de datos es doble:
-
Preparación óptima: Utilizamos la información recopilada para adaptar nuestro programa lo mejor posible a las necesidades y capacidades individuales de cada participante.
-
Evaluación de riesgos: Los datos médicos nos permiten identificar y minimizar los posibles riesgos para la salud para que podamos garantizar la seguridad de nuestros participantes.
Las bases legales para nuestro tratamiento de datos son:
-
Ejecución del acuerdo: El tratamiento es necesario para la ejecución de nuestros servicios y el cumplimiento de nuestras obligaciones contractuales hacia los participantes.
-
Interés legítimo y vital: Tenemos un interés legítimo en evaluar la idoneidad de los candidatos para nuestro proyecto y un interés vital en garantizar su seguridad.
-
Consentimiento: Para el tratamiento de datos personales especiales, como datos médicos, solicitamos explícitamente el permiso de los participantes y, si el participante es menor de edad, de sus representantes legales.
¿Qué datos personales recopilamos?
Para ofrecer de forma óptima nuestros servicios y garantizar la seguridad de nuestros participantes, recopilamos las siguientes categorías de datos personales:
-
Datos de identificación personal
-
Datos de contacto
-
Datos médicos
-
Datos administrativos
-
Otra información relevante, como: elección de paquetes deportivos y/o de idiomas adicionales, nivel de español, motivación para participar.
¿Cómo almacenamos sus datos personales?
Sus datos serán tratados y almacenados en nuestra carpeta personal y segura en nuestro Google Drive empresarial y protegido. La cuenta de Google de The Palmtree Project, incluido su Google Drive, cumple con las obligaciones de seguridad según las directrices del AVG y del RGPD. Sólo los propietarios de The Palmtree Project, es decir, Christa Schep y Merel Lindeboom, tienen acceso a esto.
¿Con quién compartimos tus datos personales?
The Palmtree Project maneja sus datos personales con cuidado. Sólo compartimos esta información con terceros cuando es necesario para la prestación de nuestros servicios o cuando estamos legalmente obligados a hacerlo. A continuación encontrará una descripción general de las partes con las que podemos compartir sus datos:
Proveedores de servicios de organización de viajes
-
Aerolíneas: Para reservar billetes de avión, compartimos los datos personales necesarios, como: nombre, fecha de nacimiento y número de pasaporte.
-
Proveedores de alojamiento: cuando alquilamos apartamentos u otros lugares para alojarse, compartimos la información requerida, como: nombre, número de pasaporte e información de contacto.
Emergencias
Si es necesario para su propia seguridad y bienestar, podemos compartir su información con:
-
Proveedores de servicios médicos
-
Autoridades locales
-
Embajadas o consulados
Otros terceros
-
Podemos compartir información con nuestras aseguradoras, asesores legales o contadores si es necesario para el desempeño de nuestros servicios o para proteger nuestros derechos.
-
En casos excepcionales, es posible que se nos solicite compartir datos con agencias de aplicación de la ley u organismos gubernamentales, si así lo exige la ley.
Medidas de seguridad al compartir datos
Nuestro objetivo es ser transparentes al compartir sus datos y, cuando sea posible, le informaremos con antelación si necesitamos compartir sus datos con terceros. Al compartir sus datos, tomamos las siguientes medidas:
-
Sólo compartimos los datos estrictamente necesarios.
-
Nos aseguramos de que las partes receptoras cumplan los mismos estándares de privacidad que nosotros.
-
No compartimos datos con terceros con fines comerciales.
¿Durante cuánto tiempo conservamos sus datos personales?
Nuestro objetivo es ser transparentes sobre nuestros períodos de retención y garantizar que no retengamos sus datos por más tiempo del necesario para el propósito para el cual fueron recopilados. A continuación explicamos nuestro periodo de conservación:
Período de retención estándar
Conservaremos sus datos personales hasta tres (3) meses después de finalizar el proyecto de año sabático en el que participó. Este periodo nos permite:
-
Para proporcionar cualquier cuidado posterior
-
Para evaluar la calidad de nuestros servicios
-
Para completar procesos administrativos
Excepciones al período de retención
Puede haber situaciones en las que estemos obligados a conservar sus datos durante un periodo de tiempo más largo:
-
Disputas en curso: Si existe una disputa o reclamo relacionado con su participación en nuestro proyecto, conservaremos los datos relevantes hasta que se resuelva la disputa o se resuelva el reclamo.
-
Obligaciones legales: En algunos casos, la ley puede exigirnos que conservemos ciertos datos durante un período de tiempo más largo. Cumplimos con estos períodos de retención legales.
-
Datos anonimizados: Podemos conservar ciertos datos de forma anónima durante períodos de tiempo más prolongados para fines estadísticos, tiempo durante el cual ya no podrán rastrearse hasta usted.
Después del período de retención
Una vez transcurrido el período de retención, eliminaremos o anonimizaremos de forma segura y permanente sus datos personales, a menos que exista una razón válida para conservarlos por más tiempo.
¿Qué derechos tienes?
Usted es libre de elegir si desea compartir o no sus datos personales con The Palmtree Project. Además, usted tiene derecho en cualquier momento a solicitar a The Palmtree Project que vea, mejore, complemente o elimine sus datos personales. Puedes hacerlo enviando un correo electrónico a hola@thepalmtreeprojects.com.
También tiene derecho a presentar una queja ante The Palmtree Project. Puedes hacerlo enviando un correo electrónico a hola@thepalmtreeprojects.com. Si lo desea puede solicitar una hoja de reclamaciones al efecto. Si, y solo en este caso, el problema no se puede solucionar con The Palmtree Project, puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), la Autoridad de Protección de Datos de España, mediante este formulario de reclamación.
Fecha de la versión de este documento: 14 de febrero de 2025